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Perfiles de usuario y permisos individuales
Perfiles de Usuario
Propietario (Solista y superiores)
Acceso total.
Creativo/Diseñador/Personal Técnico (Dúo y superiores)
Sin acceso
sin acceso
Puede ver contactos y empresas.
Puede ver los partes de trabajo semanales.
Puede editar la ficha personal, pedir vacaciones y gestionar su archivo.
Puede ver las pantallas de Proyectos, Órdenes de Trabajo.
No puede ver ni editar Presupuestos ni Facturas.
No puede crear proyectos y OTs.
No puede mover líneas de Servicios entre OTs ni OTs entre Proyectos.
Puede crear Órdenes de Compra, pero no aprobarlas ni visar facturas de proveedores.
Coordinador/manager/ejecutivo/comercial (Trío y superiores)
sin acceso
sin acceso
• Puede editar contactos y empresas.
• Puede crear y eliminar servicios y tarifas.
• Puede ver resultados de Proyectos.
• Puede ver los partes de trabajo semanales.
• Puede editar la ficha personal, pedir vacaciones y gestionar su archivo.
Puede editar su ficha personal, pedir vacaciones y gestionar su archivo.
• Algunas funciones requieren permisos individuales configurables por el propietario en “Ajustes”.
• Puede ver y editar las pantallas de Proyectos, Órdenes de Trabajo y Presupuestos.
• Puede ver las facturas pero no editarlas.
• Puede crear y eliminar Órdenes de Compra.
• Puede visar facturas de proveedores pero no contabilizarlas.
• Puede crear y enviar Encuestas de Satisfacción del cliente.
Administrativo (Cuarteto y superiores)
Ver y editar la configuración de Bancos.
Acceso Total excepto a las pantallas y funciones que requieren permisos individuales configurables por el propietario en “Ajustes”.
Puede editar contactos y empresas.
Puede crear y eliminar servicios y tarifas.
Puede ver resultados de proyectos.
Puede ver los partes de trabajo semanales.
Puede editar la ficha, pedir vacaciones y gestionar su archivo.
Puede ver las pantallas de Cuentas Contables pero no editarlas.
Puede editar su ficha personal, pedir vacaciones y gestionar su archivo.
Aprobar vacaciones y registrar ausencias requiere permisos individuales configurables por el propietario en “Ajustes”.
Acceso Total excepto a las pantallas y funciones que requieren permisos individuales configurables por el propietario en “Ajustes”.
Financiero (Quinteto y superiores)
Ver y editar la configuración de Bancos.
Acceso Total excepto a las pantallas y funciones que requieren permisos individuales configurables por el propietario en “Ajustes”.
Puede editar contactos y empresas.
Puede crear y eliminar servicios y tarifas.
Puede ver resultados de proyectos.
Puede ver los partes de trabajo semanales.
Puede editar las pantallas de Cuentas Contables.
Puede editar su ficha personal, pedir vacaciones y gestionar su archivo.
Aprobar vacaciones y registrar ausencias requiere permisos individuales configurables por el propietario en “Ajustes”.
Acceso Total excepto a las pantallas y funciones que requieren permisos individuales configurables por el propietario en “Ajustes”.
Permisos individuales
En la ficha de cada empleado puedes asignar permisos adicionales a los de su perfil de usuario
Responsable de Proyectos y aprueba Órdenes de Compra: se asignan estas funciones al usuario con esta opción marcada.
Responsable de Órdenes de Trabajo: se asignan estas funciones al usuario con esta opción marcada.
Ve Proyectos Internos: los Proyectos y OTs Internas están ocultas para los usuarios que no tienen seleccionada esta opción.
Acceso a nóminas: las nóminas están ocultas para los usuarios que no tienen seleccionada esta opción.
Comercial: el usuario con esta opción marcada es seleccionable como comercial de un proyecto.
Aprueba Vacaciones: el usuario con esta opción marcada puede aprobar solicitudes de vacaciones.
Avisos de conexión: cada vez que el usuario se conecte a OrquestaApp, la aplicación envíará un mensaje al email que se haya especificado en la Home de Propietario.
Responsable de Archivos: el usuario con esta opción marcada puede registrar la entrada y salida de documentos archivados
a través de la app.
En Ajustes de Usuarios, puedes añadir también los siguientes permisos
Editar Tarifas y Servicios.
Responsable de Proyectos y aprueba OCs.
Responsable de OTs.
Autoriza vacaciones y desaprueba OC de cualquier otro usuario.
Es seleccionable como comercial de proyectos.
Es responsable del Archivo físico.
OrquestaApp envía una notificación cuando el usuario entra en la App.
Puede dar acceso a la aplicación al servicio de soporte de OrquestaApp.
Ve proyectos internos.
Ve nóminas.
Ve previsión de ingresos.
Ve el Presupuesto Anual.
Ve apuntes bancarios.
Ve el resumen económico.
Ve el fondo de maniobra.
Crear Líneas de Servicios o De Compras en una OT
Las Líneas de Servicios de una OT son cada uno los trabajos y compras que tenemos hacer para realizar un encargo de un cliente, es la relación de productos y servicios solicitados por el cliente.
Es preferible añadir Líneas de Servicios a una OT desde la presentación Editar OT, aunque también puedes hacerlo desde la presentación Presupuesto.
Haz clic en el primer desplegable para seleccionar el tipo de servicio de tu catálogo.
El catálogo de Servicios y Tarifas permite hasta 5 niveles de categorización: Clase, Familia, Categoría, Tipo y Detalle.
DÚO y SUPERIORES:
Si en el primer desplegable (Clase) seleccionas Orden de Compra (OC), se mostrará un botón con un carrito que te llevará a la presentación de Órdenes de Compra y que podrás completar para cada caso.
TODAS:
Si en el primer desplegable seleccionas cualquier otra Clase, en la presentación Crear Partes de Trabajo se mostrará un cronómetro para poder asignar tiempo a ese servicio creando Partes de Trabajo.
Una vez categorizada la línea, introduce una breve descripción del servicio, lo suficiente para que la persona que va a hacer el trabajo pueda identificar la línea. Después, en la presentación presupuesto, podrás extenderte más en las explicaciones para el cliente y detallar cuanto necesites en qué consiste cada trabajo.
Si necesitas dar información adicional también a la persona que va a hacer el trabajo, puedes incluirla en la presentación “Brief”.
O bien puedes añadir datos exclusivamente sobre esa Línea y ese servicio en la persiana que se muestra al clicar sobre el botón de Información ( i ), junto al texto de descripción de la línea.
Crear Proyectos y Órdenes de Trabajo
Un Proyecto es el conjunto de una o más Órdenes de Trabajo (OTs), cada una de las cuales detalla los productos y servicios solicitados por el cliente.
Los proyectos más simples pueden tener una única OT:
Proyecto: Flyer promoción primavera
OT1: Flyer promoción primavera
Cuando son más grandes, conviene organizarlos en varias OTs:
Proyecto: Campaña de Primavera
OT1: Creatividad y Producción Gráfica
OT2: Producción Audiovisual
OT3: Compra de medios
Puedes crear Proyectos y Órdenes de Trabajo desde las siguientes presentaciones:
Listado de Proyectos
Editar OT
Presupuesto
Crear Partes de Trabajo
Tareas
En Listado de Proyectos
Puedes crear un nuevo Proyecto (y su primera OT) haciendo clic en el maletín con un signo más (+) de la barra de menús.
Se creará una nueva linea de proyecto y una nueva OT. Para no producir errores más adelante, debes rellenar todos los campos, incluido el de Estatus de la OT.
También puedes crear una nueva Orden de Trabajo dentro de un Proyecto existente haciendo clic en el signo más (+) que hay junto al título del Proyecto.
En Editar OT, Presupuesto, Crear Partes de Trabajo y Tareas
Haz clic en el signo más (+) de la barra de menús y elige la opción que deses:
Crear nuevo Proyecto (y su primera OT)
Crear nueva Orden de Trabajo dentro del proyecto en el que estés
Duplicar la OT en la que estás dentro del mismo proyecto
Duplicar la OT en la que estás en un nuevo proyecto
Si creas un proyecto nuevo, se abrirá en la presentación Editar OT. Debes rellenar todos los campos para que no de errores más adelante.
Título de la OT (El Proyecto toma automáticamente el título de su primera OT, pero puedes cambiarlo si lo deseas)
Cliente, departamento y persona de contacto (tanto para el Proyecto -izquierda-, como para la OT -derecha-)
Fecha de comienzo y fin
Y MUY importante, el estatus de la OT
Una vez que hayas rellenado esos datos, debes crear las Líneas de Servicios o de Compras en la OT.
Coste Hora y Presupuesto Anual
Tu Coste/Hora es el resultado de un cálculo que te permite saber cuál es la cantidad mínima que debes cobrar por cada hora trabajada para no perder dinero.
Calcularlo es sencillo: sumar todos los costes fijos del año y dividirlos por las horas que trabajas al año.
Lo difícil, sacarle partido: al presupuestar, prever de antemano cuántas horas va a requerir un trabajo y, una vez que lo has terminado, saber cuántas horas ha requerido realmente.
OrquestaApp te ayuda en lo fácil y en lo difícil.
En lo fácil, simplificando el cálculo en Solista y en Dúo y actualizándolo automáticamente mediante el Presupuesto Anual en Trío, Cuarteto y Quinteto.
Y en lo difícil, haciendo más cómodo el registro del tiempo trabajado y proporcionándote indicaciones para hacer previsiones de tiempo basadas en tus trabajos anteriores.
Si usas Trío o superior y no dispones de tiempo ahora puedes empezar rápidamente haciendo el cálculo manual como en Dúo o Trío. Ve a la presentación Presupuesto Anual, haz clic en el cronómetro y sigue los pasos que se detallan en Coste Hora, cálculo manual.
Pero en cuanto dispongas de media hora, prepara tu presupuesto anual y para asegurar que tu coste/hora se actualiza automáticamente en base a los costes de estructura que vayas introduciendo y a la jornada laboral introducida en las fichas de los empleados.
Cuando estés listo:
Asegúrate de que las fichas de todos los empleados, incluido tú como propietario, tienen introducidos:
los costes salariales
el número de horas reales de trabajo
el porcentaje de tiempo que cada uno dedique a trabajo estructural (tiempo que no se puede imputar a un proyecto o cliente concreto. Por ejemplo, la señora de la limpieza, si estuviese en nómina, dedicaría el 100% de su tiempo a trabajo estructural)
Ve a la presentación Presupuesto Anual para añadir la Previsión de Costes Anuales:
Haz clic en el signo más (+) para abrir la persiana.
Selecciona las categorías de gastos. Estos desplegables se alimentan de lo que haya introducido en la presentación Servicios y Tarifas.
Introduce el importe y el tipo de IVA.
Selecciona las casillas correspondientes a los meses en los que pagas el gasto y haz clic en el signo más (+) que está junto a ellas.
Repite la operación para todos los costes estructurales que tengas: Alquiler de oficina, Luz, Agua, ADSL, Hosting…
Coste hora, cálculo manual
Tu Coste/Hora es el resultado de un cálculo que te permite saber cuál es la cantidad mínima que debes cobrar por cada hora trabajada para no perder dinero.
Calcularlo es sencillo: sumar todos los costes fijos del año y dividirlos por las horas que trabajas al año.
Lo difícil es sacarle partido: prever de antemano cuántas horas va a requerir un trabajo y, una vez que lo has terminado, cuántas ha requerido realmente .
OrquestaApp te ayuda en lo fácil y en lo difícil.
En lo fácil, simplificando el cálculo en Solista y en Dúo y actualizándolo automáticamente en Trío, Cuarteto y Quinteto.
Y en lo difícil, haciendo más cómodo el registro del tiempo trabajado y proporcionándote indicaciones para hacer previsiones de tiempo basadas en tus trabajos anteriores.
En Solista y Dúo, para conocer tu coste/hora, haz clic en el botón en la página de inicio y accederás a la presentación “Cálculo manual del coste/hora”.
A continuación:
Introduce el gasto mensual que tienes en cada una de las partidas que aparecen en pantalla.
Calcula e introduce el número de horas que trabajas al año para tus clientes, pero se realista, ten en cuenta tres cosas:
Que nadie es productivo durante las 8 horas de jornada, lo normal son 5 ó 6.
Que durante el año dedicarás bastante tiempo a actividades necesarias para tu negocio pero que no son trabajo directo para tus clientes, por lo que debes descontar las horas correspondientes.
Que, si eres humano, tendrás que tener vacaciones y también que algunos días puede que caigas enfermo y no puedas trabajar.
Una vez introducidos estos datos, OrquestaApp imputará el coste resultante a cada parte de trabajo que hagas y podrás ver en tiempo real cuánto te está costando cada proyecto.
Configuración Inicial
En la Presentación “Empresas”
• Introduce los datos fiscales y postales de tu negocio.
En la Presentación “Contactos”
• Introduce tus datos de contacto.
En la Presentación “Empresas”
• Añade una empresa cliente, incluyendo un producto o departamento para el que trabajéis y la persona de contacto e identifícalo como “Responsable”.
En la Presentación “Servicios y Tarifas”
• Añade los tipos de servicios que prestas. (sólo Dúo o superior)
En la Presentación “Empleados”
• Añade los empleados de tu empresa.
En la Presentación “Ajustes”, sube tu/s logos siguiendo las instrucciones de pantalla.
En la Presentación “Ajustes de Órdenes de Trabajo”, configura sus posibles estatus, los estados por los que pasa un trabajo desde que te lo encargan hasta que lo facturas y cobras.
En la Presentación “Ajustes de Presupuesto y Ajustes de Factura”, introduce el/los avisos legales que quieras que se muestren en cada documento.
Por último, si usas Solista o Dúo, haz el cálculo tu Coste Hora manual desde el botón de la página de inicio.
Si usas Trío, Cuarteto o Quinteto también puedes hacer el cálculo manual y así disponer con rapidez de un número que te permita empezar a trabajar ya. Pero, en cuanto puedas, aprende a preparar y mantener tu presupuesto anual que mantiene actualizado tu coste/hora de forma automática.